Nebenkostenabrechnung richtig prüfen: So finden Sie Fehler und sparen bares Geld

Warum sich das Prüfen wirklich lohnt

Seien wir ehrlich: Eine Nebenkostenabrechnung durchzuarbeiten macht ungefähr so viel Spaß wie eine Steuererklärung oder das Lesen eines Beipackzettels. Trotzdem sollten Sie sich die Zeit nehmen – und zwar aus einem sehr guten Grund:Laut Deutschem Mieterbund enthalten etwa 50 Prozent aller Nebenkostenabrechnungen Fehler.

Das sind keine kleinen Rundungsfehler. Oft geht es um fehlende Gesamtkostenaufstellungen, falsche Verteilerschlüssel oder Kosten, die der Vermieter gar nicht umlegen darf. Manchmal werden sogarAusgaben für leerstehende Wohnungen auf die Mieter umgelegt – was rechtlich nicht zulässig ist.

"Viele Vermieter machen nicht absichtlich Fehler, aber die Materie ist komplex." – Jutta Hartmann, Deutscher Mieterbund

Was gehört überhaupt zu den Nebenkosten?

Bevor wir in die Fehlersuche einsteigen, sollten wir klären, was Ihr Vermieter überhaupt abrechnen darf. Der Gesetzgeber hat das in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ziemlich genau geregelt. Die § 2 BetrKV listet alle umlagefähigen Nebenkosten auf.

Umlagefähige Kosten

Diese Kosten darf Ihr Vermieter auf Sie umlegen:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Abwasser
• Heizung und Warmwasser
• Aufzugskosten
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Hausreinigung
• Gartenpflege (nur laufende Pflege)
• Beleuchtung
• Schornsteinfeger
• Gebäudeversicherung
• Hausmeister (einfache Tätigkeiten)
• Kabel-/Antennenanlagen
• Wascheinrichtungen

NICHT umlagefähig

Diese Kosten darf Ihr Vermieter nicht auf Sie umlegen:

• ×Verwaltungskosten
• ×Hausverwaltung
• ×Kontoführung
• ×Buchführung
• ×Reparaturen und Instandhaltung
• ×Rücklagen
• ×Rechtsberatung

⚠️ Wenn Sie Positionen wie "Hausverwaltung" oder "Reparaturrücklage" finden, ist das ein klarer Fehler!

Das hat sich 2024 geändert – wichtig zu wissen!

Das Ende des Kabelfernsehen-Privilegs

Seit Juli 2024 ist Schluss mit dem sogenannten Nebenkostenprivileg für Kabel-TV. Bis dahin konnten Vermieter die Kosten für den Kabelanschluss einfach auf alle Mieter umlegen – egal, ob die das Angebot überhaupt nutzten oder nicht. Diese Zwangsbeglückung ist jetzt Geschichte.

Was das für Sie bedeutet: Wenn in Ihrer Nebenkostenabrechnung für 2024 noch Kabelgebühren auftauchen, sollten Sie genau hinschauen, ob das noch rechtens ist. Mehr dazu finden Sie bei derVerbraucherzentrale zum Nebenkostenprivileg Kabel-TV.

CO₂-Abgabe: Vermieter müssen sich beteiligen

Seit 2023 müssen Vermieter sich an den CO₂-Kosten für Heizung beteiligen. Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufg) regelt die Aufteilung über ein 10-Stufen-Modell: Je schlechter die Energieeffizienz des Gebäudes, desto höher ist ihr Anteil.

Das Stufenmodell: Von 5% bei effizienten Gebäuden (unter 12 kg CO₂/m² jährlich) bis zu 95% Vermieteranteil bei Energieschleudern (ab 52 kg CO₂/m² jährlich). Weitere Informationen finden Sie beiTechem zur CO₂-Steuer Aufteilung oderMinol zur CO₂-Heizkostenabrechnung.

Viele Vermieter haben das noch nicht auf dem Schirm oder rechnen falsch ab. Hier können Sie unter Umständen richtig sparen, besonders wenn Sie in einem älteren, schlecht gedämmten Gebäude wohnen.

So prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt

Genug Theorie. Jetzt geht es ans Eingemachte. Hier ist Ihre praktische Anleitung zum Durchforsten der Abrechnung:

1. Formelle Anforderungen checken

Bevor Sie sich in die Zahlen stürzen, prüfen Sie zunächst, ob die Abrechnung überhaupt die formellen Voraussetzungen erfüllt:

• Ist die Frist eingehalten?

  Ihr Vermieter hat 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit (§ 556 Abs. 3 BGB). Mehr zur Frist finden Sie bei ImmobilienScout24.

• Ist der Abrechnungszeitraum klar?

  Normalerweise 12 Monate, meist das Kalenderjahr.

• Steht eine Gesamtkosten-Übersicht drin?

  Die Abrechnung muss alle Gesamtkosten für das Haus aufschlüsseln.

• Ist der Verteilerschlüssel angegeben?

  Es muss klar sein, nach welchem Schlüssel die Kosten verteilt wurden.

• Sind Rechnungen und Belege einsehbar?

  Sie haben das Recht, die Originalbelege einzusehen (§ 259 BGB).

2. Die Zahlen unter die Lupe nehmen

Jetzt wird es konkret. Nehmen Sie einen Taschenrechner (oder Ihr Handy) und rechnen Sie nach:

• Stimmt Ihre Wohnfläche?
• Passt der Verteilerschlüssel?
• Wurden Leerstandskosten umgelegt?
• Sind alle Positionen umlagefähig?
• Rechne nach!

3. Vergleiche mit dem Vorjahr

Wenn Sie schon länger in der Wohnung sind, holen Sie die Abrechnung vom Vorjahr heraus.

⚠️ Verdächtig wird es, wenn:

• • Einzelne Posten ohne erkennbaren Grund um 50+ Prozent steigen
• • Neue Positionen auftauchen, die vorher nicht da waren
• • Der Verteilerschlüssel plötzlich geändert wurde

4. Auf typische Fehler achten

Es gibt typische Fehler, die sowohl auf Mieterseite als auch auf Vermieterseite häufig vorkommen:

Top 10 Fehler auf Mieterseite

1. Zu späte Prüfung (12 Monate Frist!)
2. Formfehler übersehen
3. Nicht vereinbarte Kosten bezahlen
4. Rechenfehler nicht entdecken
5. Falsche Wohnfläche akzeptieren
6. Falscher Verteilerschlüssel
7. Leerstandskosten mittragen
8. Vorauszahlungen nicht beachten
9. Verjährungsfristen ignorieren
10. Keine Belegeinsicht fordern

Top 10 Fehler auf Vermieterseite

1. Frist verpasst
2. Keine Gesamtkostenübersicht
3. Nicht umlagefähige Kosten berechnet
4. Falscher Verteilerschlüssel
5. Leerstandskosten umgelegt
6. Keine Belege vorhanden
7. CO₂-Kosten nicht geteilt
8. Geschätzte statt abgelesene Verbräuche
9. Doppelte Abrechnung
10. Falsche Wohnflächenberechnung

Vier Wege, Ihre Nebenkostenabrechnung zu prüfen

Selbst prüfen (DIY)

Vorteile: Kostet nichts, Sie lernen etwas dabei

Nachteile: Zeitaufwändig, Grenzen bei komplexen Fällen

Am besten für: Einfache Abrechnungen

Mieterverein oder Mieterbund

Vorteile: Kompetente Beratung, rechtlicher Beistand, ca. 60-100€/Jahr. Der Mieterbund veröffentlicht regelmäßig aktuelle Betriebskostenspiegel.

Nachteile: Mitgliedschaft nötig, manchmal Wartezeiten

Am besten für: Alle, die regelmäßig Mietfragen haben

Fachanwalt für Mietrecht

Vorteile: Höchste Expertise, kann vor Gericht kämpfen

Nachteile: Teuer (150-250€ Erstberatung)

Am besten für: Komplizierte Fälle, hohe Streitwerte

KI-gestützte Prüfung (Modern)

Vorteile: Schnell, günstig/kostenlos, keine Wartezeiten

Nachteile: Ersetzt keine juristische Beratung

Am besten für: Schnelle Ersteinschätzung

Was tun, wenn Sie Fehler gefunden haben?

Sie haben nachgerechnet und sind sich ziemlich sicher, dass etwas nicht stimmt. Jetzt nur nicht kopflos handeln. So gehen Sie richtig vor:

1. Belegeinsicht verlangen

Schreiben Sie Ihrem Vermieter und bitten Sie um Einsicht in die Originalbelege. Sie haben darauf ein gesetzliches Recht nach § 259 BGB.

2. Schriftlich Widerspruch einlegen

Wichtig: unter Vorbehalt zahlen! Das heißt, Sie zahlen die Nachforderung zunächst, schreiben aber explizit "unter Vorbehalt" auf die Überweisung.

3. Frist beachten!

Sie haben ab Zustellung der Abrechnung 12 Monate Zeit für den Widerspruch. Das klingt nach viel, aber die Zeit verfliegt schnell!

4. Bei Uneinigkeit: Schlichtung oder Gericht

Wenn Ihr Vermieter stur bleibt: Versuchen Sie zunächst eine Schlichtungsstelle (oft kostenlos), danach können Sie gegebenenfalls eine Fachanwältin/einen Fachanwalt einschalten.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung bezahlen?

Sie sollten unter Vorbehalt zahlen und gleichzeitig Widerspruch einlegen. Zahlen Sie gar nicht, riskieren Sie Mahnungen und im schlimmsten Fall die Kündigung.

Was passiert, wenn ich die 12-Monats-Frist verpasse?

Dann wird's schwierig. Die Abrechnung gilt als akzeptiert, und Sie haben kaum noch Chancen, Ihr Geld zurückzubekommen – es sei denn, die Abrechnung ist so fehlerhaft, dass sie unwirksam ist.

Kann ich auch gegen eine Gutschrift Widerspruch einlegen?

Ja, selbstverständlich! Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihnen noch mehr Geld zusteht, können Sie auch eine zu niedrige Gutschrift anfechten.

Darf der Vermieter Nebenkosten schätzen?

Grundsätzlich nein. Bei Heiz- und Warmwasserkosten gibt es aber Ausnahmen: Wenn die Wohnung leer stand oder der Zähler defekt war, darf geschätzt werden. Das muss aber begründet sein. Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) regelt das genauer.

Muss der Vermieter die CO₂-Abgabe aufschlüsseln?

Ja! Seit 2023 müssen Vermieter transparent machen, wie hoch die CO₂-Kosten sind und welcher Anteil auf sie entfällt. Fehlt diese Aufschlüsselung, können Sie laut CO2KostAufG die komplette CO₂-Abgabe vom Vermieter zurückfordern.